В последнее время экономические и культурные связи с иностранными государствами неуклонно укрепляются. В связи с этим нашим соотечественникам все чаще требуется грамотное оформление документов за рубеж. Многие полагают, что для того, чтобы правильно заверить необходимые документы достаточно просто прийти к нотариусу. Однако это не совсем верно. При нахождении за границей, как правило, требуются документы, переведенные на соответствующий государственный язык. Разумеется, совсем не лишне, если переведенные документы будут нотариально заверены. Но обычный нотариус не уполномочен заверять документы на иностранном языке. Для того чтобы нотариус мог заверить перевод документов на иностранный язык, этот перевод должен быть выполнен сертифицированным бюро переводов. Причем нотариус должен лично знать переводчика, подпись которого он заверяет. Таким образом, нотариусы обычно сотрудничают с определенными бюро переводов, в которые и следует обращаться при оформлении документов за границу.

Нотариальный перевод — не единственная форма удостоверения документов для заграничной поездки. Чтобы документы имели полную юридическую силу на территории другого государства, они должны быть соответствующим образом легализованы. В общем случае легализация документов это сложный процесс, при котором документы сначала переводятся на иностранный язык и заверяются нотариусом. Затем подпись нотариуса подтверждается в министерстве иностранных дел РФ, а именно в департаменте консульской службы МИД РФ. И только после этого документы направляются в соответствующее консульство для их легализации.

Однако для стран, принявших Гаагскую конвенцию 1961г об упрощенной процедуре легализации документов, дела обстоят значительно проще. Достаточным основанием для принятия документов к рассмотрению в этих странах является апостиль — специальный штамп, подтверждающий подпись или печать лица, которое составило документ. Данный штамп имеет общую форму для всех государств, участников конвенции. Апостилирование документов — прерогатива лишь некоторых государственных органов. Тем не менее, при обращении в бюро переводов апостиль может быть проставлен на любой переведенный там документ. Таким образом, бюро переводов может выступить посредником между заказчиком и государственным учреждением, уполномоченным заверять документы по упрощенной системе.